Mengelola Bukti Transaksi

Pengertian Transaksi, Definisi Bukti Transaksi , Jenis – Jenis transaksi

Dalam kehiupan sehari-hari kita sering menjumpai kegiatan transaksi. Bahkan kita sering melakukan transaksi untuk memenuhi kebutuhan hidup kita. Baik transaksi secara langsung seperti membeli barang di toko atau pasar. Ataupun transaksi tak langsung seperti membeli barang secara online. Dalam setiap transaksi terkadang kita membutuhkan bukti transaksi agar kita memiliki bukti yang sah telah membeli suatu barang atau bertransaksi kepada orang lain.

Namun tak semua orang mengetahui bahkan menyadari jika mereka sedang bertransaksi ataupun sedang memegang bukti transaksi. Hal tersebut banyak terjadi disekitar kita, dan untuk lebih jelasnya tentang pengertian transaksi dan bukti-bukti transaksi maka akan dibahas sebagai berikut:

Pengertian Transaksi

Transaksi merupakan suatu kegiatan yang diakukan seseorang yang menimbulkan perubahan terhadap harta atau keuangan yang dimiliki baik itu bertambah ataupun berkurang. Misalnya menjual harta, membeli barang, membayar hutang, serta membayar berbagai macam biaya untuk memenuhi kebutuhan hidup. Dalam transaksi terdapat administrasi transaksi. Adapun yang dimaksud dengan administrasi disini  adalah suatu kegiatan untuk mencatat perubahan keuangan seseorang atau oraganisasi  yang dilakukan secara teliti serta mengunakan  metode-metode tertentu.

Administarsi transaksi ditujuakan agar hasil pencatatan dapat di komunikasikan kepada pihak lainnya. Adapun yang dimasut dengan transaksi keuangan adalah sebuah kegiatan ekonomi yang bisa diukur dengan satuan uang tertentu, yang dapat mengubah posisi keuangan perusahaan tersebut. Kemudian yang disebut dengan transaksi bisnis ialah kegiatan ekonomi dari suatu bisnis yang secara langsung mempengaruhi kondisi kuangan bisnis tersebut. Dalam  mendefinisikan status dalam bisnis kita dapat mengunakan transaksi bisnis.

Jenis – Jenis Transaksi

Setelah kita memahami tentang pengertian transaksi baik itu transaksi keuangan ataupun transaksi bisnis. Kini kita akan membahas tentang jenis-jenis transaksi yang ada pada kehidupan sehari-hari. Dalam kehidupan sehari-hari transaksi yang dilakuakan suatau  perusahaan dibagi menjadi 2 (dua) jenis, yakni :

1. Transaksi internal

Transaksi internal merupakan sebuah transaksi yang terjadi di dalam perusahaan. Yakni transakasi yang hanya melibatkan personalia yang terdapat di dalam sebuah perusahaan saja. Transaksi internal lebih menekankan perubahan posisi keuangan yang terjadi dibagian dalam perusahaan. Misalnya, memo dari pimpinan kepada seseorang pegawai, perubahan nilai keuangan karena kemunduran perusahaan, pengunaan perlengkapan kantor. Transaksi keuangan dibuat dan juga dikeluarkan oleh perusahaan itu sendiri.

Transaksi internal juga bisa diartikan sebagai bukti pencatatan atas kegiatan-kegiatan yang terjadi di dalam perusahaan itu sendiri yang berhubungan dengan posisi keuangan perusahaan tersebut. Contohnya seperti : penghapusan tangungan hutang sebuah sektor usaha suatu perusahaan dan lainlain.

2. Transaksi eksternal

Transaksi eksternal merupakan sebuah transaksi yang melibatakan pihak luar perusahaan. Yakni transaksi yang melibatkan orang luar atau organisasi luar. Transaksi eksternal juga bisa diartikan sebagai bukti pencatatan atas kegiatan-kegiatan yang terjadi pada perusahaan yang berhubungan dengan pihak luar dari perusahaan tersebut. Seperti misalnya: transaksi penjualan, pembelian, pembayaran hutang piutang dan lain-lain.

Bukti Transaksi

Adapun yang dimaksud demgan bukti transaksi ialah sebuah bukti yang tertulis atas  setiap kegiatan transaksi yang terjadi pada suatu perusahaan atau sebuah bisnis. Manfaat  dari bukti transaksi yaitu sebagai bukti tertulis atas transaksi yang telah dilakukan untuk menghindari kemungkinan terjadinya sengketa atau permasalahan di kemudian hari. Adapun pembagian bukti transakasi itu terdiri dari 2 jenis, yakni:

1. Bukti transaksi internal

Bukti transaksi internal merupakan bukti pencatatan setiap transaksi yang terjadi  di dalam perusahaan tersebut. Bukti trasaksi internal biasanya berupa memo dari pimpinan ataupun orang tertentu.

2. Bukti transaksi eksternal

Bukti transaksi eksternal merupakan bukti pencatatan setiap transaksi yang terjadi antara perusahaan dengan pihak luar perusahaan. Adapun bukti-bukti dari transaksi eksternal adalah sebagai berikut:

a. Faktur

Faktur merupakan sebuah bukti transaksi tentang perhitungan penjualan barang yang dilakukan secara kredit dan dibuat oleh pihak penjual untuk disampaikan kepada pihak pembeli. Faktur biasanya dibuat rangkap dua. Yakni, yang asli dan copyan. Faktur yang asli diberikan kepada pembeli yakni sebagai bukti pencatatan pembelian secara kredit. Sedangkan  kopiannya dibawa oleh penjual sebagai bukti pencatatan penjualan secara kredit.

b. Kwitansi (official receipt)

Kwitansi merupakan sebuah  bukti transaksi tentang penerimaan uang atas pembayaran suatu barang ataupun yang lainnya. Kwitansi dibuat dan ditanda tangani oleh kedua pihak baik pihak yang menerima uang atapun juga pihak yang telah melakukan pembayaran. Biasanya kwitansi terdiri dari dua bagian, yakni bagian pertama dan kedua. Bagian pertama diberikan kapada pihak yang membayar.  Tujuannya sebagi bukti pencatatan pengeluaran uang. Dan bagian yang kedua (Sub atau bonggol kuitansi) di pengan oleh penjual. Tujuannya agar dapat dijadikan sebagai bukti pencatatan penerimaan uang.

 c. Nota debet (debit memo)

Nota debet merupakan bukti transaksi tentang perhitungan atau pemberitahuan yang dikirim oleh sebuah perusahaan atau suatu badan usaha kepada konsumennya.  Nota debet membaeritahukan kepada konsumen bahwa akunnya telah didebet dengan jumlah tertentu. Penerina nota debet tersebut akan mencatat pada akun pihak pengirim nota yang terdapat pada sisi kredit.

 d. Nota kredit

Nota kredit merupakan bukti transaksi tentang  pemberitahuan atau perhitungan yang dikirim oleh sebuah perusahaan atau badan usaha kepada pelanggannya. Nota kredit di berikan kepada konsumen agar komsumen tersebut tahu bahwa akunnya telah dikredit dengan jumlah tertentu. Penerima nota kredit tersebut akan mencatat pada akun pihak pengirim nota yang terdapat pada sisi debet.

 e. Cek (cheque)

Cek merupakan bukti transaksi yang berbentuk surat perintah yang tidak bersyarat kepada suatu bank untuk membayar sejumlah uang dari seorang nasabah. Cek ditandatangani oleh pihak yang menjadi nasabah. Dan nasabah tersebut mempunyai simpanan pada bank tersebut dalam bentuk giro. Lembaran cek terdiri dari dua bagian, yakni bagian utama dan bagian bonggol. Lembar utama diserahkan kepada pihak lain sebagai alat pembayaran. struk/bonggol cek digunakan sebagai bukti tambahan transaksi yang disatukan dengan kuitansi bukti dari pembayaran.

 f. Bilyet giro

Bilyet giro merupakan bukti transaksi yang berbentuk surat perintah dari nasabah kepada pihak bank agar memindah bukukan sejumlah uang dari rekeningnya ke rekening penerima. Pemilik tabungan telah menyebutkan nama penerima dalam bilyet giro pada bank yang sama ataupun pada bank yang lain. Penerima bilyet giro tak bisa menukarkannya dengan uang tunai kepada bank yang bersangkutan, Akan tetapi penerima tersebut dapat menyetorkan bilyet giro kepada bank sebagai tambahan simpanan pada rekeningnya.

 g. Rekening Koran

Rekening koran merupakan suatu bukti transakasi tentang mutasi kas pada bank yang disusun oleh pihak bank untuk para nasabahnya. Rekening koran digunakan sebagai dasar penyesuaian pencatatan antara saldo kas menurut perusahaan, dan juga saldo kas menurut bank.

 h. Bukti setoran bank

Bukti setoran bank merupakan bukti transaksi setiap nasabah saat melakukan setoran bank. Nasabah harus mengisi slip setoran yang telah disediakan oleh bank terlebih dahulu. Tujuannya sebagai bukti bahwa nasabah tersebut benar-benar menyetorkan uang pada bank tersebut.

 i. Bukti memorandum

Bukti memorandum merupakan suatu bukti transaksi yang dikeluarkan oleh pimpinan perusahaan ataupun pihak tertentu yang memiliki wewenang. Bukti memorandum digunakan  untuk kejadian-kejadian yang berlangsung didalam internal perusahaan tersebut. Bukti memorandum biasanay terjadi pada akhir periode seperti memo untuk mencatat gaji para pegawai yang masih dibayar.

 j. Bukti kas masuk dan bukti kas keluar

Bukti kas masuk merupakan bukti transaksi atas penerimaan uang yang masuk yang dilengkapi dengan bukti tertulis. Seperti contohnya: kuitansi dan nota.  Sedangkan bukti kas keluar merupakan suatu bukti transaksi atas pengeluaran uang kas.  Seperti contohnya: kuitansi dari kreditur dan nota kontan asli.